1. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN:
- MSMV được phát minh vào năm 1949 bởi N. Jwod Landa tại Mỹ. 1960, tiểu bang Sylvania đã áp dụng MSMV vào việc kiểm soát các toa xe lửa, đáp ứng thời kỳ phát triển của kỹ thuật điện tử và thông tin.
- Vào năm 1970, Ủy ban Thực phẩm Mỹ đã ứng dụng MSMV đầu tiên vào việc mua, bán, phân phối, kiểm tra hàng hóa thực phẩm mang lại hiệu quả kinh tế cao. Như thế, việc áp dụng MSMV đã mang lại thành công lớn.
- Năm 1973 Hiệp hội CNTP Mỹ thống nhất thành lập hiệp hội UCC (Uniform Code Council) có nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp thông tin và điều lệ của UCC, phổ biến áp dụng MSMV UPC (Universal Product Code). Mã số này được sử dụng chủ yếu ở Mỹ và Canada.
- Năm 1974 các nhà sản xuất Châu Âu đã thành lập hội đồng đặc biệt để nghiên cứu áp dụng MSMV vật phẩm tiêu chuẩn và thống nhất chung Châu Âu được thiết lập trên cơ sở MSMV UPC gọi là EAN (European Article Numbering)
- Tháng 12/1977 tổ chức EAN chính thức được thành lập và đặt trụ sở tại Bỉ và do Bỉ làm tổng thư ký.
- Mục đích của EAN là phát triển MSMV tiêu chuẩn toàn cầu và đa ngành về phân định sản phẩm, dịch vụ và địa điểm, nhằm cung cấp ngôn ngữ chung cho thương mại quốc tế.
- Đến năm 1992, tổ chức EAN trở thành EAN - Quốc tế (EAN - International)
Các loại MSMV tiêu chuẩn đang được áp dụng hiện nay:
- EAN (EAN – 8, EAN – 13)
- ITF – 14.
- UPC/EAN – 28
2. HIỆU QUẢ EAN QUỐC TẾ VÀ ỨNG DỤNG VÀO CÁC NGÀNH
- Nhờ vào hệ thống MSMV tiêu chuẩn, các nhà sản xuất công nghiệp, kinh doanh có thể trao đổi thông tin kiểm tra thương mại quốc tế về số lượng chủng loại hàng hóa 1 cách chính xác, nhanh chóng và kinh tế.
- MSMV đã và đang được áp dụng rộng rãi và có hiệu quả trong các ngành sau:
+ Mậu dịch
+ Sản xuất hàng hóa tại xí nghiệp
+ Ngành y dược
+ Bưu điện
+ Hàng không
+ Thư viện
3. TỔ CHỨC EAN VN VÀ ÁP DỤNG MSMV Ở VN
EAN-VN được thành lập tháng 3-1995 và được công nhận là thành viên chính thức của EAN quốc tế vào tháng 5-1995, với nhiệm vụ chính:
- Hướng dẫn cấp mã số vật phẩm
- Xây dựng và ban hành bộ TCVN về MSMV cho VN.
- Đào tạo và chuẩn bị các dự án áp dụng công nghệ MSMV.
- Tham gia các hoạt động của EAN quốc tế.
Để quản lý mã mặt hàng, doanh nghiệp phải có bảng đăng ký sản phẩm sử dụng MSMV trong đó
hệ thống tất cả các sản phẩm của doanh nghiệp mình hiện có cũng như các sản phẩm sẽ có trong vòng 2-3 năm tới. Bảng này có thể có các mục như số thứ tự, đặc điểm, bao gói, trọng lượng... và mã số tương ứng với từng loại sản phẩm để khi cần có thể tra cứu được ngay.
4. ĐẶC ĐIỂM CỦA MSMV
* MSMV là dấu hiệu để phân định vật phẩm (ở đây có nghĩa là phân tích định lượng). Qua MSMV và hệ thống máy vi tính có thể biết được đặc tính, khối lượng, thể tích, loại bao bì, số lượng hàng
hóa.
* Mã số là 1 dãy các số tự nhiên từ 0 – 9 được sắp xếp theo quy luật. Mã vạch gồm các vạch sáng tối có độ rộng khác nhau biểu thị cho các con số của mã số để máy scan đọc.
* Trên toàn thế giới không thể có sự trùng MSMV với nhau giữa các loại hàng hóa. MSMV là dấu
hiệu đại diện cho từng loại hàng hóa.
* MSMV được in trên nhãn hiệu ở vị trí góc bên phải và gần cạnh đáy của nhãn hiệu bao bì.
* MSMV không nhằm để người tiêu dùng đọc mà cho hệ thống máy scan đọc và máy tính ghi vào bộ nhớ để lưu trữ thông tin.
* Sản phẩm khác nhau về 1 đặc tính cũng tạo nên 1 chủng loại hàng hóa khác nhau và mang MSMV riêng. Tương tự đối với hàng có thứ hạng khác nhau hoặc ứng dụng công nghệ chế biến khác nhau cũng tạo nên những loại hàng hóa có MSMV khác nhau.
* Bên cạnh đó, chủng loại sản phẩm cũng được tạo nên do:
- Vật liệu bao bì khác nhau.
- Hình dạng, cấu tạo bao bì khác nhau
- Số lượng, thể tích bao bì khác nhau.
5. CẤU TẠO MSMV EAN-13 VÀ EAN-8 CỦA HÀNG HÓA BÁN LẺ:
5.1 Cấu tạo mã EAN-13 và EAN-8:
5.1.1. EAN-13:
Gồm 13 con số có cấu tạo từ trái sang phải như sau:
- Mã quốc gia: 2 hoặc 3 chữ số.
- Mã doanh nghiệp: gồm 4,5 hoặc 6 chữ số
- Mã mặt hàng: 3,4,5 chữ số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp
- Số cuối cùng là số để kiểm tra.
* Để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, mã quốc gia phải do tổ chức MSMV quốc tế cấp cho các quốc gia thành viên. MS quốc gia của VN là 893.
* Mã doanh nghiệp (Mã M) do tổ chức MSMV vật phẩm cấp cho các doanh nghiệp thành viên. Ở VN, mã M do EAN-VN cấp cho các doanh nghiệp thành viên của mình.
* Mã mặt hàng (Mã I) do nhà sản xuất quy định cho hàng hóa của mình. Nhà sản xuất phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ có 1 mã số.
* Số kiểm tra C là 1 con số được tính dựa vào 12 con số trước đó, dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên.
Từ năm 1995 đến 03/1998, EAN-VN cấp mã M gồm 4 chữ số và từ tháng 03/1998, theo yêu cầu của EAN quốc tế, EAN-VN bắt đầu cấp mã M gồm 5 chữ số.
5.1.2. EAN-8:
Gồm 8 chữ số có cấu tạo như sau:
- 3 số đầu là mã quốc gia
- 4 số sau là mã mặt hàng.
- Số cuối cùng là số kiểm tra.
- Mã EAN-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13. Tổ chức EAN quốc gia sẽ cấp trực tiếp và có thể quản lý trực tiếp mã mặt hàng.
Cách tính số kiểm tra cho mã EAN-13 và EAN-8:
Bước 1: Cộng tất cả các chữ số ở vị trí lẻ từ phải sang trái (trừ số kiểm tra C).
Bước 2: Nhân kết quả bước 1 với 3.
Bước 3: Cộng giá trị của các số còn lại.
Bước 4: Cộng kết quả của bước 2 với bước 3.
Bước 5: Lấy bội số của 10 gần nhất, lớn hơn hoặc bằng kết quả bước 4 trừ đi kết quả bước 4 => C
VD: Tính số kiểm tra cho mã 893502590191C
Bước 1: 1 + 1 + 9 + 2 + 5 + 9 = 27
Bước 2: 27 x 3 = 81
Bước 3: 9 + 0 + 5 + 0 + 3 + 8 = 25
Bước 4: 81 + 25 = 106
Bước 5: 110 – 106 = 4 = C
Mã EAN-13 hoàn chỉnh sẽ là 8935025901914.
5.2 Cấu tạo mã vạch:
Mã vạch thể hiện mã số EAN gọi là mã vạch EAN. Trong mã vạch EAN, mỗi con số được thể hiện 2 vạch và 2 khoảng trống. Mỗi vạch hay khoảng trống có chiều rộng từ 1 – 4 môđun, mỗi môđun có chiều rộng tiêu chuẩn là 0,33mm. Mã vạch EAN là mã đa chiều rộng, tức là mỗi vạch
(hay khoảng trống) có thể có chiều rộng từ 1 – 4 môđun
Mã vạch EAN có cấu tạo như sau:
- Kể từ bên trái, khu vực để trống không ghi ký hiệu gì cả.
- Ký hiệu bắt đầu (2 vạch dài)
- Ký hiệu dãy số bên trái
- Ký hiệu phân cách (2 vạch dài)
- Ký hiệu dãy số bên phải
- Số kiểm tra
- Ký hiệu kết thúc (2 vạch dài)
- Cuối cùng là khoảng trống bên phải
* Toàn bộ khu vực mã vạch EAN-13 tiêu chuẩn có chiều dài 37,29mm và có chiều cao 25,93mm.
* Mã vạch EAN-8 có cấu tạo tương tự nhưng chỉ có chiều dài tiêu chuẩn là 26,73mm và chiều cao là 21,31mm.
* Độ phóng đại của mã vạch EAN-13 và EAN-8 nằm trong khoảng 0.8 – 2.0.
* Thông thường trên các sản phẩm bán lẻ, người ta dùng mã EAN có độ phóng đại là 0.9 – 1.0.
5.3 Đọc mã vạch và ứng dụng mã vạch trong bán hàng:
- Để đọc mã vạch người ta dùng máy scan để quét, máy quét được nối với máy tính bằng dây dẫn hoặc bộ phận truyền tín hiệu vô tuyến.
5.4 In mã vạch trên hàng hóa:
Việc chuyển mã số thành mã vạch theo tiêu chuẩn mã hóa được thực hiện bằng máy in mã vạch với chương trình điều khiển thích hợp.
Có 3 phương pháp in:
- In phun bằng thiết bị chuyên dụng.
- In trên giấy dính rồi dán lên sản phẩm
- In opset.
Các điểm cần chú ý khi in mã EAN:
- Không in chữ hay bất kỳ hình vẽ gì vào vùng diện tích xung quanh mã.
- Màu lý tưởng của mã vạch là màu đen trên nền trắng. Nếu muốn in màu khác thì phải tuân thủ theo màu nền và vạch tiêu chuẩn do EAN quốc gia cung cấp.
- Mã vạch nên đặt ngang, các vạch vuông góc với mặt phẳng đáy sản phẩm.
- Đối với sản phẩm hình trụ đứng hay các bề mặt cong có đường kính nhỏ hơn 7,5cm, mã vạch cần đặt đứng; nếu đường kính lớn hơn 7,5cm có thể đặt mã vạch theo chiều đứng hoặc chiều ngang.
6. CẤU TẠO MÃ SỐ MÃ VẠCH CỦA HÀNG HÓA VẬN CHUYỂN, PHÂN PHỐI HAY ĐƠN VỊ GỬI ĐI:
Hàng hóa được vận chuyển phân phối trong các thùng to khối chữ nhật làm bằng giấy bìa gợn sóng được gọi là bao bì vận chuyển hay còn gọi là bao bì đơn vị gửi đi, có MSMV để tiện quản lý xuất nhập kho.
6.1 Mã số các đơn vị gửi đi EAN-14 hoặc DUN-14:
Mã đơn vị gửi đi có dạng tiêu chuẩn gồm:
1. 1 chữ số mới (VL – Logical Variant) gồm 3 loại: 0; 1-8; và 9.
2. 12 chữ số vật phẩm của đơn vị tiêu thụ, không tính số kiểm tra C.
3. 1 chữ số kiểm tra C tính toán dựa trên 13 số trước theo 5 bước của EAN-13.
- Số VL là 0 đối với trường hợp 1 mặt hàng chỉ có 1 loại đơn vị gửi đi.
- Số VL từ 1-8 đối với loại hàng hóa có nhiều loại đơn vị gửi đi. Số VL càng lớn khi số lượng bên trong vật phẩm bên trong đơn vị gửi đi càng tăng.
- Số VL là 9 trong các trường hợp:
+ Kiện hàng chứa nhiều loại mặt hàng khác nhau.
+ Hàng hóa trong thùng sẽ được phân chia lại thành đơn vị bán lẻ mới.
- Nhà cung cấp các đơn vị gửi đi cần cung cấp cho các đối tác buôn bán của mình danh sách các số VL này và mô tả chi tiết ý nghĩa của nó.
- Số VL càng lớn có nghĩa là sẽ có nhiều đơn vị tiêu thụ bên trong đơn vị gửi đi.
- Số VL được thêm vào đầu tiên bên trái của mã EAN-13 hay EAN-8 (EAN-8 đã thêm 5 số 0 vào phía trước).
6.2 Mã vạch các đơn vị gửi đi dùng mã ITF-14, ITF-6 bổ trợ:
- Thực tế đã sử dụng phổ biến một loại mã vạch gọi là mã ITF (Interleave two of five – tức là 2,5 xen kẽ).
- Trong mã vạch này mỗi con số được thể hiện bằng 5 vạch (hoặc khoảng trống), trong đó có 2 vạch rộng (hoặc khoảng trống rộng).
- Mã vạch ITF mã hóa một số chẵn các con số, trong đó mã vạch ITF mã hóa 14 con số được sử dụng rộng rãi nhất nên có tên riêng là mã ITF-14.
- Khi in trên các vật liệu đơn vị gửi đi người ta sẽ dùng mã ITF-14 thay thế cho mã EAN-14 vì mã EAN-14 đòi hỏi chất lượng in cao.
- Khi in mã ITF-14, để chỉ thị chất lượng in của MV người ta dùng chữ H. Nếu 2 nét đứng của chữ H này dính vào nhau thì chứng tỏ rằng chất lượng in không đạt yêu cầu và phải in lại.
* Mã vạch bổ trợ ITF-6 cho mã số EAN/DUN-14 có số VL9:
Các đơn vị gửi đi có thể có số lượng thay đổi, ví dụ:
- Các đơn vị sẽ được chia và đóng bao bì lại trước khi đem bán lẻ như thịt gia súc, gia cầm, rau quả...
- Các đơn vị tiêu thụ có số lượng thay đổi, chẳng hạn các sản phẩm đóng gói sơ bộ sau quá trình sản xuất, thu hoạch.
- Khi thực hiện các đơn đặt hàng qui định rõ số lượng.
* Mã vạch bổ trợ ITF-6 cho mã số EAN/DUN-14 có số VL9:
Trong các trường này, số lượng sản phẩm sẽ được phân định lại được biểu thị bằng mã bổ trợ;mã này được đặt bên phải mã chính. Mã dùng để phân định các đơn vị gửi đi có số lượng thay đổi là EAN/DUN-14 được thể hiện bằng mã vạch ITF-14 phối hợp với mã ITF-6 bổ trợ để phân định số lượng.
* Các quy tắc khi dùng mã bổ trợ ITF-6:
- Mã bổ trợ bao gồm 5 chữ số và số kiểm tra; mã thể hiện số lượng phân định sản phẩm chứa trong đơn vị gửi đi.
- Số kiểm tra C được tính toán theo phương pháp tính số C đã trình bày.
- Đơn vị đo lường là đơn vị ảo (chứa trong file dữ liệu) và nhà sản xuất phải thông báo cho khách hàng của họ cùng với số phân định và các đặc tính của đơn vị gửi đi.
* Các quy tắc khi dùng mã bổ trợ ITF-6:
- Các kích thước có gạch chân thay đổi phụ thuộc vào độ phóng đại M.
- Độ phóng đại mã ITF-6 bổ trợ nằm trong khoảng 0,625 – 1,2.
* Điểm đặt mã ITF:
- Nếu điều kiện cho phép, nên in mã trên cả 4 mặt đứng của thùng kiện hàng, nếu không phải in trên 2 mặt đứng sát nhau.
- Mã cần được in đứng, theo chiều đứng của hộp.
- Nếu đơn vị gửi đi bằng bao nhựa trong, phải đảm bảo máy scan không quét nhầm số.
- Để đảm bảo chất lượng in và quét mã sau này, nên in mã ITF có độ phóng đại lớn từ 1,0 – 1,2.
ST
THẾ GIỚI MÁY ĐÓNG GÓI
Mr. Minh, Chuyên Gia Tư Vấn.
HP: 0939 27 03 03
